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Nouvelle gestion des commandes - Partie 5 : Passer des commandes auprès de vos fournisseurs

 

Pour pouvoir réaliser des commandes auprès de vos fournisseurs de manière automatique, votre catalogue ou les articles concernés doivent respecter certaines conditions :
- Vous devez avoir un fournisseur principal de renseigner sur l'article
- Les articles doivent toujours figurer dans « Articles » > « Gestion des articles » lors du processus de la commande fournisseur.
- Les fiches des fournisseurs doivent être bien renseignées dans « Articles » > « Gestion des fournisseurs ».

 

> Pour paramétrer les commandes fournisseurs vous devez vous rendre dans l’onglet « Commandes » > « Paramétrage des commandes fournisseurs » :

 



Vous pouvez personnaliser les couleurs et les intitulés des statuts de vos commandes fournisseurs.

 

Paramétrer les statuts pré-définis pour gérer les commandes de vos fournisseurs



> Pour créer une commande fournisseur il existe plusieurs solutions :

 

1 – Depuis la gestion des commandes fournisseurs dans l’onglet « Commandes » > « Commandes fournisseurs » :

 



Sur cette page le bouton « Ajouter » vous permet de créer une commande auprès d’un de vos fournisseurs. Ainsi, vous pouvez sélectionner le fournisseur souhaité, puis ajouter les articles à commander.

 

2 – Depuis la liste des commandes de vos clients dans l’onglet « Commandes » > « Gestion des commandes » :

 

Après avoir sélectionné les commandes concernées via les filtres ou les cases à cocher, vous devez cliquer sur « Créer des commandes fournisseurs » tout en bas de cette page dans la partie « Actions disponibles pour les commandes cochées »
 

Créer des commandes auprès de vos fournisseurs en fonction des commandes sélectionnées

 

La liste des fournisseurs principaux concernés par les commandes que vous avez sélectionné s’affichent alors. Vous pouvez ensuite modifier les quantités, et éventuellement le fournisseur (en cas de multifournisseurs) si besoin. Puis, cliquer sur « Continuer » pour générer une commande aurpès de votre fournisseur.


3 – Depuis une commande :

 

Pour cela vous devez vous rendre dans la liste de vos commandes client dans « Commandes » > « Gestion des commandes » puis en éditant une commande, vous avez une ligne « Créer des commandes fournisseurs à partir des articles de la commande ».

 

Créer des commandes fournisseurs à partir d'une commande
 

 

Une fois que vous avez cliqué sur le lien, une liste s’affiche avec l’ensemble des articles à commander et ayant un fournisseur principal. La quantité indiquée par défaut est celle qui correspond aux commandes en cours.
Il vous suffit donc de cocher les fournisseurs auprès desquels vous souhaitez faire une commande. Puis modifier les quantités et le fournisseur (en cas de multifournisseurs) si nécessaire. Enfin,  cliquer sur « Continuer » pour préparer une commande auprès de chacun des fournisseurs.

 

> Pour que la commande soit effective et envoyée à votre fournisseur, vous devez vous rendre dans « Commandes » > Commandes fournisseurs » et éditer la commande que vous avez constituée.

 

Envoyer automatiquement une commande à un de vos fournisseurs


Puis cliquer sur « Valider la commande auprès de votre fournisseur et passer en statut « En attente de réception ».

 

Passer une commande automatique auprès de vos fournisseurs


Vous pouvez également télécharger le bon de commande en cliquant sur le bouton « Bon de commande  » et l’envoyer manuellement  par fax ou e-mail à votre fournisseur.

 

> Lors de la réception de la marchandise vous pouvez éditer la commande que vous avez passé, puis indiquer la quantité de chaque article que vous avez reçu de la part de votre fournisseur. Un lecteur de code barre peut être utilisé pour identifier l’article et ajouter 1 unité pour cette article.
Une fois cette opération réalisée il est nécessaire de valider les changements effectués. Après validation, vous pouvez choisir d’ajouter ces quantités à votre stock ou non. Le statut de la commande passe alors en " Commande finalisée".

Dans le cas où vous n’avez pas reçu tous les produits de votre fournisseur, la commande est passée en statut « Réception incomplète ».
 

> Un bon de commande est généré pour chacune des commandes effectuées auprès de vos fournisseurs. Vous pouvez le télécharger en éditant la commande fournisseur dans l’onglet « Commandes  » > « Commandes fournisseurs », puis cliquer sur le bouton « Bon de commande  ».